Átlátható adminisztráció – ahogy én csinálom
Saját tapasztalatból kiindulva felismertem a tulajdonosok igényét az átlátható adminisztrációra, hogy ismerjék a saját házuk ügyeit, a saját társasházi befizetéseik állását, a ház pénzügyeit, a költéseket, stb. Így aztán úgy döntöttem, hogy ezt helyezem előtérbe, én ilyen átlátható módon szeretnék házakat kezelni. Keresnem kellett egy olyan formát, ahol ezt meg is tudom tenni. Mivel az excel tudásom egészen magas szintű, és mivel gmail fiókkal ma már a 70 éves korosztály is rendelkezik, így az exceles nyilvántartást válaszottam, amit google drive-on osztok meg a tulajdonosokkal. A levelezést pedig gmailen végzem.
Kezdjük a kommunikációval
Amikor átveszek egy házat, azzal kezdem hogy készítek a ház részére egy gmail levelezőt. Nem csoportot, mert ott sokszor és könnyen elszabadul a pokol 🙂 csak egy sima levelezőt ahová a lakók ha írnak, én olvasom. A cím végtelenül egyszerű szokott lenni, a lakók által könnyen megjegyezhető. Készítek hozzá egy profilfotót is, ami számomra is könnyen felismerhetővé teszi, hogy melyik ház lakója írt, melyik gmailben vagyok, mobil fiókváltást is meggyorsítja :). Innen írok a lakóknak emailt amikor jön egy szaki, amikor elkészül egy elszámolás, amikor adatot töltök a tárhelyre, stb, mindig linkkel együtt hogy hol találják az információt.
Mit is tárolok Drive-on és milyen formában?
A drive-on tárolok és hozzáférhetővé teszek minden olyan adatot, ami egyébként megfelel a nyilvánosság szabályainak, azaz tulajdonosok között megosztható. Azaz személyes adatot és banki kivonatot nem teszek fel, de számlákat, elszámolásokat, fotókat, pályázatokat stb, mindent is. A tulajdonosok olvasó hozzáférést kapnak, amivel tudnak olvasni és letölteni, de szerkeszteni és törölni nem. A drive 5 fő mappát tartalmaz:
1. Alap iratok mappa – mit tartalmaz
Az alap iratok mappa tartalmazza a ház Alapító okiratát, a Szervezeti és Működési Szabályzatát, Fundamenta iratot, Biztosítási kötvényt, stb, valamint egy mappát ahol a ház alap megbízási szerződései (társasházkezelés, takarítás, kertrendezés stb), és havi számlái vannak. Itt van az az excel file is ahol a bejárások dátumát és a teendők listáját tárolom, úgynevezett projektfile formájában. Ez a mappa ahogy az összes többi minden alkalommal frissül amikor történés van.
2. Felújítások mappa – mit tartalmaz
A felújítások mappa tartalmaz minden felújítási munkálatot, dátumok+elnevezések szerinti mappákba rendezve, időrendi sorrendben. Szintén előtte-utána fotókkal, számlákkal, ajánlatokkal, átlátható formában.
3. Karbantartások és javítások – mit tartalmaz
A karbantartások és javítások mappa tartalmaz minden munkálatot, dátumok+elnevezések szerinti mappákba rendezve, időrendi sorrendben. Szintén előtte-utána fotókkal, számlákkal, ajánlatokkal, átlátható formában. Mutatok erre egy példát, mennyi sor teendő is akadhat három hónap alatt akár.
4. Közgyűlések vonatkozó iratai mappa – mit tartalmaz
A közgyűlések mappa tartalmaz minden közgyűlési iratot, dátumok+elnevezések szerinti mappákba rendezve, időrendi sorrendben. Ebben található az adott közgyűlés meghívója a háttéranyagokkal, a jelenléti ív, az aláírt jegyzőkönyv, a szavazási összesítő, a meghatalmazások stb.
5. Pénzügyi elszámolások mappa – mit tartalmaz
A pénzügyi elszámolások mappa tartalmazza azt a több munkalapos excelt, amiben készítem a havi elszámolásokat. 1. munkalapon van hogy kinek mennyi közös költséget kell fizetnie az évben és ez milyen tételeket tartalmaz. 2. munkalapon található a havi közös költség előírás, befizetések lakásonként, az aktuális egyenleggel a végén. Így mindenki látja a saját tartozásának, túlfizetésének a mértékét, illetve mindenki másét is. 3. munkalapon van egy kis felhasználói segítség :). 4. munkalapon van – havi bontásban – minden egyéb bevétel, kiadás, bank, készpénz, megtakarítás stb részletező és egyenleg is. Vannak még kiegészítő munkalapok, egyéb összefoglalók is. Íme a 4-re egy példa:
… és mi a tulajdonosok visszacsatolása …
A tulajdonosok nagy része emiatt nem kérdez, hiszen minden adat elérhető, felfedezi, képben van. A kisebb részük talán pont emiatt kérdez többet, mert elkezdi felfedezni azt amit eddig nem kapott meg. Náluk lép életbe, hogy minnél több az információ, annál több a kérdés 🙂
